Merencanakan jumlah tamu dan tata ruang secara tepat sangat penting untuk menciptakan suasana pernikahan yang nyaman, efisien, dan sesuai anggaran. Berikut empat tips praktis yang dapat membantu Anda:
1. Tentukan Jumlah Tamu Berdasarkan Kapasitas dan Anggaran
Langkah pertama adalah menyesuaikan jumlah tamu dengan kapasitas venue dan anggaran yang tersedia. Mulailah dengan menyusun daftar tamu prioritas, seperti keluarga inti dan sahabat dekat. Selanjutnya, pertimbangkan untuk menambahkan tamu lain jika kapasitas dan anggaran memungkinkan. Ingat, setiap tambahan tamu akan berpengaruh pada biaya catering, souvenir, dan kebutuhan lainnya.
2. Pilih Konsep Tata Ruang: Round Table vs Standing Party
Konsep tata ruang akan memengaruhi jumlah tamu yang dapat diakomodasi.
- Round Table: Memberikan kesan formal dan nyaman, namun membutuhkan ruang lebih luas per tamu.
- Standing Party: Lebih fleksibel dan memungkinkan kapasitas tamu lebih banyak dalam ruang yang sama.
Pilihlah konsep yang sesuai dengan tema pernikahan dan jumlah tamu yang diundang.
Also Read
3. Hitung Porsi Catering dengan Cermat
Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan makanan, perhitungkan porsi catering dengan tepat. Sebagai panduan, kalikan jumlah undangan dengan dua, karena biasanya satu undangan mewakili dua orang. Kemudian, kurangi sekitar 10% untuk mengantisipasi tamu yang tidak hadir. Misalnya, untuk 200 undangan:
- 200 x 2 = 400 porsi
- 400 – 10% (40) = 360 porsi
Selanjutnya, bagi porsi tersebut antara menu utama dan camilan dengan rasio 60:40.
4. Sesuaikan Tata Ruang dengan Tema dan Dekorasi
Tata ruang yang baik akan mendukung tema dan suasana pernikahan. Pertimbangkan elemen-elemen berikut:
- Pencahayaan: Gunakan pencahayaan yang sesuai untuk menciptakan atmosfer yang diinginkan.
- Dekorasi Meja: Sesuaikan dekorasi meja dengan tema, seperti rustic atau modern.
- Jalur Akses: Pastikan ada jalur yang cukup untuk pergerakan tamu dan staf.
- Area Khusus: Sediakan area untuk photo booth, panggung hiburan, atau ruang VIP jika diperlukan.
Konsultasikan dengan vendor dekorasi untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
